摘要：企业信息化建设是个持续的过程，不可能一蹴而就，是伴随着企业的发展持续终身的；企业的信息化不断加深，对企业信息部门的信息化保障能力也不断提出更高的要求；企业信息化建设是多方合作共赢的过程，因此不是单凭任意一方努力就能成功，其需要参与的各方友好协作默契配合共同努力才能取得较好成绩，而信息部门就是将各方串在一起的关键连接线，其对信息化的建设成效有着莫大的影响和作用。本文将就信息化过程中信息部门应该发挥的作用和详细职责做一些探讨。

关键词：信息化建设，信息部门，职责，作用

　　企业信息化建设的过程也是企业信息化水平提升的过程，在此过程中，信息部门在企业信息化变革中承担着重要的角色和职能，随着企业信息化的深入，信息的重要性愈加凸显，信息部门地位也会日趋重要起来，逐步由被动支撑向主动支撑转变，由生产支撑向管理支撑提升进行演变，逐步成为企业信息中心数据中心，乃至成为企业决策支持中心。本文就海鼎接触的诸多连锁零售企业的信息部门的作用与职责进行归纳与总结。

一、信息部门在企业信息化建设中的作用

　　下面针对信息部门在企业中的作用来进行阐述：

1、通过信息化手段进行数据分析，为管理层决策提供支持。信息部门要运用自己掌握的信息资源帮助最高决策者制订企业发展的战略规划，通过充分有效地开发利用企业内外信息资源，寻求企业的竞争优势，或强化企业的竞争实力。信息部门不只是负责信息资源管理范围内的决策活动， 而且必须参与讨论企业发展的全局问题。

2、制订企业的信息政策与信息活动规划。信息部门应该根据企业发展战略的需要，及时制定或修订企业的信息政策和信息活动规划，以实现企业管理的战略意图。当企业管理策略发生变化时，信息部门要及时投入信息技术力量和必要的资源条件来响应这种变化，使企业的信息资源开发利用策略与管理策略更加协调一致。

3、管理企业的信息流程，规范企业信息管理的基础标准。作为企业的神经中枢，信息部门要主持拟定企业信息流程的大框架， 建立信息管理的基础标准，抓好数据重组工作，改造杂乱无序的数据环境。企业信息化的实践证明，只有以数据集成为基础，以总体数据规划为中心，面向信息流程进行应用系统开发，才能取得企业信息化建设的主动权。

4、负责企业的信息系统建设规划与宏观管理。作为企业信息系统建设主导部门，信息部门对信息系统的建设计划、运行管理、 安全管理、人员配备、经费预算等要进行宏观控制和协调，统筹考虑系统建设的硬件、软件和应用问题。同时，代表本单位与信息系统开发者、技术设备供应商打交道，建立与信息技术服务商的“战略协作伙伴关系”，并根据企业的业务和管理需要，对他们提出的信息技术“全套解决方案”进行审议，行使否决权。

5、为企业经营管理提供有效的信息技术支持。管理和技术是企业发展的两大关键。在当今时代，管理问题相对而言是比较稳定的，技术热点则变化得非常之快。信息部门必须密切注意信息技术的发展变化，分析新技术对经营管理与竞争战略的影响，以便及时作出快速反应。

6、评估信息化建设的投资回报问题。面对眼花缭乱的信息技术，信息部门必须注意研究信息技术的投资回报问题， 在信息技术投入和企业管理效益之间寻求某种平衡。这是一个信息部门 能够在现代企业日趋激烈的技术竞争中立于不败之地的重要条件。信息技术的先进性和可用性都是毋需置疑的，但是，如果脱离本单位的实际情况，盲目地、片面地、甚至是赶时髦地去引进和实施这些新技术，而不考虑其投资回收期和成本／效益关系，就会把自己置于被动境地，丧失在高层管理决策中的地位。

7、 推动、咨询与培训。日常工作中，信息部门要帮助信息人员以及企业各部门的业务人员和用户转变观念和认识，并对他们的意见、询问和求助都给予很好的反馈。同时，信息部门还要负责企业全体人员的信息资源开发利用教育与培训工作。

8、信息沟通与组织协调。信息部门一方面负责将管理层的策略、意图和实施方案等通过信息化手段沉淀到信息系统中来；另一方面，信息部门还要承担整个企业各部门、 各环节之间以及内外环境的信息沟通与协调工作，实现企业的协同作业和信息资源共享。

　　信息部门在企业的信息化建设中需要不断提升人员素质和维护信息系统的技术能力水平。学会维护系统，用好系统。用系统化思维来发现问题，解决问题。信息化建设不是一蹴而就的，其是一个长期的过程，上线只是开始，上线后信息部门应该承担起哪些职责呢？这也是信息化能否健康有序进行的前提，下面我就信息部门在系统上线后应该承担起那些职责来进行简单的阐述，希望能够对已经上线了信息系统的客户提供一些指引。

二、系统上线后信息部门应该承担的职责

　　（一）硬件方面

　　1.    机房环境维护

　　机房可以根据企业实际情况及需要选择自建或者托管，托管自不必说；如为自建则需要满足以下条件：机房应保持干净，通风，温度（18~25℃），湿度（40%~65%），做好除静电措施等，定期清洁，确保企业服务器运行的外部环境良好。

　　2.    服务器硬件定期检查

　　主要是检查服务器硬件状态是否正常；各项外设是否有异常，磁盘状态指示灯是否正常，服务器硬件指示灯是否正常，避免长时间无人检查导致磁盘损坏引发数据丢失的灾难；对于巡检中发现的问题要及时处理，避免因长期无人照看而产生严重后果。

　　3.    网络设备检查及安全防护

　　网络设备可以认为是信息流转的高速公路，一旦出现问题，将导致内外部系统瘫痪，给企业带来损失。因此需对网络设备进行定期检查也是很有必要的，同时需要做好网络设备的安全防护工作，避免竞争对手或者其他有不良企图者入侵企业内部网络，窃取公司机密或者制造破坏。

　　4.    信息系统硬件支撑规划

　　信息系统的建设不是空中楼阁，其一定需要相匹配的相关硬件基础做支撑，随着企业的发展，硬件的拓展及更新换代是必须要去做的一件事情。因此每年也需要对企业的硬件情况进行评估，针对企业的信息发展规划评估制定出硬件的发展支撑规划来。

　　（二）基础软件方面

　　1.    服务器操作系统安装及运维

　　a)     对于各服务器的连接方式及所安装服务系统等信息要进行整理形成文档，一旦有变动时也需要进行及时维护更新；

　　b)     操作系统安全补丁及时更新；（应用服务器因为其需要映射出去暴露在公网上所以要做好安全补丁的及时更新）

　　c)     定期检查清理应用服务器的磁盘空间，及时清理不需要的日志记录，确保磁盘空间足够；

　　d)     定期检查数据库服务器的磁盘空间，确保数据库数据文件所在磁盘空间足够，如果磁盘空间低于30%时需要考虑采取扩容或者数据转储等措施，确保数据库有足够空间扩展，正常运行。

　　2.    杀毒软件更新及定期查杀

　　在企业内部由于上internet和服务器所在网段一般都能够互联，同时应用服务器都会映射在外网，更易遭到攻击或者植入病毒，所以应加强服务器的安全管理，对于应用服务器尤其要加强杀毒软件监控，定期进行病毒库更新及病毒查杀。

　　3.    数据库安全检查及运维

　　a)     掌握系统所使用数据库软件的相关维护方法，承担基本的数据库软件运维管理工作（如安全备份，恢复，关闭，重启等操作）；

　　b)     在使用中及时检查数据库的已分配的表空间使用情况，一般来说主表空间可用空间要维持在20%以上；

　　c)     掌握数据库的常用指令，懂得使用相关连接工具如何连接对应实例，关闭及启动数据库实例等基本指令操作；

懂得如何查看数据库的日志信息；需掌握两种常见操作系统windows及linux下面数据库的常见操作命令，并能进行日常维护。

　　（三）业务系统方面

　　1.    受理业务部门提出的业务需求

　　汇集各业务部门的系统需求，并对于业务部门提出的需求，能够进行基于系统的全局性的分析思考，整理形成较为清晰描述准确的原始需求文档，以帮助项目工程人员快速准确理解业务部门的业务诉求，分析形成系统开发需求文档；提高双方沟通效率，节省沟通成本。

　　2.    承担日常运营中的系统运维工作

a)     对于自身能够处理的，例如操作性问题，需自行处理；

b)     非常规类问题，则查找FAQ手册依据手册中的解决方案进行处理；

c)     实在无法自行处理的，需要掌握问题的搜集整理方法：

　　操作报错类问题-做好截图，并记录操作问题发生时的操作步骤（操作模块，单据信息等）；

　　数据错误类问题-做好截图，并提供业务部门认为错误数据的获取来源，需要计算的提供计算方法；

　　日结报错类问题-提供错误日志；并截图错误内容；方便快速定位问题；

　　月结报错类问题-提供错误截图；并提供月结期号，报错现象，方便快速定位问题。

　　3.    承担企业个性化分析报表制作

　　海鼎业务系统中自带有报表制作工具，操作比较简单，经过培训的信息部人员基本都能掌握基础简单报表的制作，满足企业内部个性化的报表需求；

　　对于较复杂的报表需求可以咨询海鼎项目人员也可以提交报表需求给项目人员来进行制作；提供此类报表需求时需要遵守报表需求的搜集整理规范，即最好附带提供报表展示效果，并附带各结果列的取法及计算方法。

　　4.    承担个性化的打印模板的调整

　　因为企业在发展的过程中，会经常发生打印格式变更或者打印内容调整的情况，为此海鼎的打印模板调整工具需要信息部人员能够掌握，以便可以胜任处理此类名称，格式等简单修改问题。

　　5.    掌握应用服务的安装配置方法

a)     系统应用服务的安装迁移配置方法

对于企业所建设的信息系统，需要在授权内尽可能掌握安装迁移的操作方案，避免后续因服务器或者其他原因需要调整或迁移时无法准确评估其影响同时不好协调安排迁移工作，而需要寻求系统供应商协助才能完成。

b)     负责程序客户端安装包制作及更新

在系统上线时，海鼎项目人员会依据项目使用产品提供各自产品的客户端安装包，但是上线后因为会有较多的需求升级，那么此时客户端程序的安装包就需要及时更新，后续的安装包的更新制作需要交由信息部门来完成，海鼎项目人员可提供培训指导。

　　6.    承担人才培养及对外培训

　　人才培养指信息部门要具备自我造血的功能，一旦出现人员更替能够有自己的培训体系快速培养新人上手做事；对外培训是针对其他部门的操作指导及系统使用培训。

　　在项目组进场我们在正式培训开始前一般会要求客户确定好内训师人选，该人选一般从信息部门抽调，需要全程参与整个信息化的培训过程，未来其需要担负起对于公司的内部系统操作指导，新员工入职培训等内训职能，帮助新晋员工尽快熟悉系统操作，进入工作状态；同时因企业的人员岗位变动或者流动等因素影响，因此内训师还要肩负起各部门岗位操作手册的更新工作（海鼎实施顾问会在上线时提供一套标准的各部门操作手册及岗位职责，后续运营的过程中发生了变动或者有新功能需要增加等需要由内训师或者各部门指定专人来进行及时更新），避免人员变动导致工作传递出现问题，影响企业业务正常开展。

　　7.    承担需求客户化测试工作

　　需要进行开发的需求经过项目人员受理后，一般开发完成后会交由公司测试部门负责测试，测试通过后会发给项目负责人做客户化现场测试，为了避免防止出错，建议客户信息部人员也要了解基本的测试方法，根据自己的理解去测试下需求功能是否实现，有无报错，无报错再进行更新。

　　8.    承担需求更新实施工作

　　总部程序更新，因为涉及范围较小，影响可控，由项目工程人员在测试通过后进行实施即可。

　　对于门店更新，因为涉及范围较大，影响较广，需要信息部门配合。对于连锁客户来说，门店众多，更新建议先小范围门店试用，试用　　一周无异常后，分批更新，避免同时更新导致问题大规模爆发，影响门店正常业务，导致公司利益受损。

　　9.    进行用户账户及权限管理

　　信息部门负责整个公司的信息系统运维工作，其需要对信息安全负责。在各个业务部门根据业务需要查看的信息需要有权限管控，不同层级的员工拥有不同级别的信息查看权限，对于敏感信息必须严格管控。

　　对于企业员工因入离职对应的系统账户的新建与废除，因此员工入离职必须知会信息部门，确保入离职信息和系统账户同步，以免人不在公司了，账户还可以使用，导致信息泄露。

　　10. 进行Faq手册整理

　　系统上线后，海鼎项目人员需提供两份标准文档，后续又发生变化或者更改由信息部门负责修改完善：

a)    信息部每日需检查服务文档；

b)    常见系统问题处理方法汇总，即faq手册（也可以理解为系统的运维手册）；

　　建议将这两份文档放在文件服务器上，后续如果有新的问题出现后，处理的方式方法由信息部和海鼎共同来完善此文档。（此处的问题是指操作不规范或者系统通过程序调整无法解决的问题需要整理处理方法放在运维手册中，让信息部的人员可以快速上手处理此类问题，避免在已经处理过的问题上再次浪费时间，提高问题处理的效率。）

　　（四）规划推动方面

　　1.    信息沟通与组织协调

　　信息部门负责将管理层的策略、意图和实施方案等通过信息化手段沉淀到信息系统中去。同时更肩负着整个企业各部门、各环节之间以及内外环境的信息沟通与协调工作，实现企业的协同作业和信息资源共享。这是信息部门最重要的职责之一。

　　2.    管控企业的信息流程

　　作为企业的神经中枢，信息部门一方面需要主持拟定企业信息流程的大框架，建立信息管理的基础标准，抓好数据重组工作，改造杂乱无序的数据环境。另一方面可以依据数据指标分析，寻求现有不合理的业务流程，并协调资源进行重组优化。

　　3.    制定年度信息发展规划

　　信息化建设要遵循整体规划，分步实施的策略进行推进，那么在分步推进中，一定会在每年的规划中根据业务部门的突出的紧迫的发展需要而进行相应的年度信息发展规划，不是为了上系统而上系统，一定是为了满足业务发展需要而上系统，不是大而全就是好的，而是适合企业当前现状及能力情况满足业务发展战略的才是好的。所以年度信息发展规划就是契合企业当前发展瓶颈，基于企业当前实际现状而制定的信息规划，以此来指导新的一年的信息化建设工作。

　　4.    制定细化的应用专题推动计划

　　有了年度发展规划，这是大纲，还需要进一步细化到每个应用专题的推动计划。因为业务部门对系统应用需要一个接受适应的过程，因此在进行业务推动时一定要有所侧重，眉毛胡子一把抓的最后结果是什么也没有法做好，所以必须先根据年度规划确定好细化的应用专题推动计划，框定每个专题应用需要达到的可衡量的目标，分阶段集中精力来做，实现逐个击破，已达到每年让企业的信息化水平上升一个台阶的目标。

　　5.    做好各业务推动计划的验收

　　依据专题推动计划及评估标准做好各业务专题验收，并邮件知会双方相关负责人阶段验收结果；尽可能做到一专题一验收，只有验收了才能发现对过去一年的功过得失进行总结，为什么没有完成？没有完成的原因是什么？内部原因还是外部原因？内部原因有哪些？外部原因有哪些？明年能否改进？只有这样去反思发现问题，总结经验，才能不断地提升企业的管理水平信息化水平，才能提高今后专题推动的成功率。

文/田波锋