一、信息时代之挑战

随着中国经济的快速发展，尤其在最近十几年企业信息化建立已经完成了长足的发展。凡是经历过这一过程的人都会有这样的体会：企业的信息系统管得越来越宽了，单看冒出的系统名词都已眼花缭乱。对于零售企业而言，围绕核心的进销存衍生出了诸如SCM、CRM、WMS、零售、批发、招商、拓店、B2B、B2C、O2O等，此外还有HR、财务、OA、DM、物业、知识库、门户、社交、维基等等。毫不夸张地说，我们正处在“名词爆炸”的时代。

这句话虽略带调侃意味，但也反映了企业信息化建设领域的事实——软件分工的细化。十几年前很多企业只找一家软件公司，只购买一套软件；十几年后的今天，这已经变得越来越不可能了。原因很简单，一方面是广度，企业需要使用信息技术管理的范围越来越大；另一方面是深度，对于很多传统领域要求也越来越高。面对如此大的广度与深度的需求，哪怕是对于规模中等的企业而言，要找一家能够全方位满足其需求的软件公司已经越来越不可能。况且即便存在这样的软件公司，将其分解为更多更小相对独立的软件系统也是一个必然趋势。

然而，笔者曾经与多位企业CIO有过上述问题的交流，他们普遍都对软件分工心存担忧。原因很简单，首当其冲的便是“信息孤岛”问题，原来只有一个大系统时，完全不用担心系统中各个模块之间的信息同步问题。而现在当把一个大系统拆解成若干较小的系统，也就是说原来只是一个系统中的不同模块，现在却变成了多个系统。那么如何确保它们之间能够及时准确地进行信息传递？况且如果这些系统还来自不同的软件厂商，将面临的挑战将更大。另一个问题则是，考虑到企业内的众多系统用户，更多的软件意味着他们的电脑桌面上有更多的快捷方式，这无形中增加了用户使用系统的难度，进而导致培训成本的增加。

二、工作流2.0应对挑战

面对上述挑战，我们的回答是——工作流2.0。相信对于大部分企业用户而言，对“工作流”并不陌生，因为目前流行的大多数OA系统都提供有这一功能。但两者并不相同。

先来看传统OA系统中“工作流”的定义：就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递。再来看看“工作流2.0”的定义：实现工作过程管理的自动化、智能化和整合化。如果给工作流1.0打上标签的话，那就是“无纸化、重复工作、流程孤岛、系统孤岛、数据孤岛”；工作流2.0对应的便是“智能化、效率质量提升、外部数据整合、消除信息孤岛、内部数据整合”。

可见工作流2.0的最大改进便是能够将来自不同应用系统的数据进行整合，从而消除信息孤岛问题。联系上一节中所谈到的企业信息化建设当下所面临的挑战，我们提出如下应对策略：站在企业角度，首先设计适用于本企业的工作流程，然后根据流程的需要选择合适的软件系统以及具体功能模块，以流程将来自不同软件系统的功能模块串联起来。

HEADING® BPM™正是在这样的指导思想下开发出来的，目的是为企业提供统一的、跨应用系统且独立的工作流应用平台。接下来看一个实际应用案例，从中我们能够更加直观地了解由此带来的巨大变化。

三、应用案例

一天超市采购经理将采购员小张叫到办公室说：现在市场是有一种香蕉牌手机比较火，我们目前还没有，我们经营这个商品一定有不少赚头，这个事情你去搞定。小张接到这个任务会怎么处理呢？以小张选定一个供应商洽谈签订合同为例介绍流程系统相对于使用传统信息系统带来的变化。先来看看传统的处理：

1、小张选择一个香蕉手机供应商进行洽谈；

2、期间小张可能需要对供应商进行实地考察；

3、小张最终选择了一个供应商要与之谈判签订采购合同；

4、小张将供应商信息以及香蕉手机的信息以文件或者邮件附件的形式发给资料管理员；

5、资料管理员在企业统一资料平台中录入供应商资料信息和商品信息；

6、小张与供应商签订书面采购合同；

7、小张或相应操作人员在采购系统中录入采购合同；

8、小张通知采购经理需要在采购平台审批采购合同；

9、采购合同经由采购经理审批后生效；

10、小张通知仓库和销售部门已经采购香蕉牌手机请做好收货和新品上架准备。

以上过程中加下划线的部分是需要信息系统参与的，其它则是人工作业。

这里涉及到的信息系统可能有多个，供应商资料和商品资料信息可能是由企业的统一资料平台提供，而采购合同可能是由采购平台提供，还可能涉及到仓储管理系统、进销存管理系统、账务系统、办公自动化系统等等。

以上的各个系统共同配合来完成签订采购合同的流程，是什么将这些系统结合在一起的呢？是人，小张、采购经理以及资料管理员在业务流程适当的时候登录到相应的业务系统来完成对应的工作，某些设计不好的系统可能会要求用户多次输入登录口令。整个业务过程是由人来驱动的，每个人都清楚自己在整个流程中什么时候需要完成什么事情，流程的调整需要通知所有参与人知晓，很多系统外的工作完全由个人自己发挥，这就是传统信息系统，采用粗旷的管理方式。

我们再来看看使用流程系统之后这个过程会如何：

图1 使用流程系统之后的过程展示

图中浅蓝色和紫色方框中的任务表示可以在流程系统中完成的份任务，粉红色方框表示是一个子流程，子流程既可以单独发起，也可以嵌入在其它流程中成为其它流程的一部分，途中白色方框表示是系统外任务，流程只提到一个提醒的作用。

1、采购员小张在流程系统中发起一个流程，引进供应商

2、小张去考察该供应商，并在流程系统中填写新供应商审批表

3、采购经理会得到流程系统的通知，需要完成审批新供应商审批表任务

4、小张与供应商签订书面合同，并将供应商资料和香蕉手机资料提供给资料管理员

5、资料管理员会得到流程系统的提醒，完成录入供应商资料和香蕉手机资料的任务

6、小张会得到流程系统提醒，需要完成录入采购合同的任务

7、采购经理会得到流程系统提供，需要完成审批采购合同的任务

8、完成之后整个流程结束，此时统一资料平台中建立了供应商资料和相应的商品资料，而采购系统中则建立了相应的采购合同。该流程还可以进行扩展加入仓库系统与进销存系统的协作。

从以上的流程执行可以发现，流程系统接管了传统信息系统中由人驱动的流程执行行为，人在整个流程执行的过程中只是完成其被安排的任务即可，每个人需要处理的任务都会从流程系统得到消息通知。由于流程是按照流程定义由系统严格执行的，所以使用流程带来的最大的几点好出是：

l  规范业务流程，规范企业管理；

l  减轻了业务人员的负担，即使没有太多信息系统的使用经验，也可以迅速掌握信息系统的使用；

l  流程可以灵活的进行调整，可设计出更符合企业发展的业务流程。

我们接着上面的故事再继续，以上的流程执行了一段时间，有一天采购经理发现，小张引进供应商的效率比较低，经常洽谈二十几个供应商还找不到一个合适的，浪费了大量的时间，采购经理凭着自己多年的从业经验希望先对小张粗选的供应商进行初步筛选，过滤掉一些可行性不高的供应商。所以采购经理将小张叫到身边说：小张，以后你出去洽谈供应商必须向我申请，我同意之后你才能去。为了达到以上目地，采购经理向信息部提出，要求能对采购员出去洽谈供应商的过程进行管理，那我们看看这个使用传统信息系统和使用流程系统分别是怎样解决这个问题的。

使用传统信息系统：

1、信息部经理找到资料库软件提供商，要求增加对供应商引进过程的管理，资料库软件提供商说，这个功能太个性化我们目前还没有，我们也可以按照你们的要求进行开发，但开发周期可能需要两个月，另外我们的员工也要吃饭，您看费用方面是不是....，信息部经理皱了皱眉头。

2、信息部经理考虑了一下，我们不是还有OA系统吗，我在OA系统中增加个流程就可以了，但这个OA系统是相对独立的，这个流程很难与业务系统结合起来使用，采购经理可能觉得各种不爽，难道就没有更简单易行的办法了吗？

我们看看在流程系统中完成这个需求需要做什么，只需要将上面的流程进行以下调整（图中粉色任务）：

图2 新增需求涉及的流程调整

我们只需要在填写新供应商评估表之前增加一个任务：发起新供应商考察申请，由小张填写，后续让采购经理审批，审批通过就可以继续进行，否则这个供应商就不必再进行洽谈了。

使用流程之后对与类似的这些流程调整信息部不需要再等待软件提供商去修改信息系统了，也不需要花费额外的软件开发费用，在信息部内部就可以很快的完成定制更贴近于实际的业务流程。

案例总结

下面通过一个表格来比较使用流程带来的变化：

表1 流程与传统方式的对比表