HR系统选型不仅是HR部门的事情，更是CIO们非常关注的选型话题之一，那么在企业组织架构，绩效考核频繁变化的今天，原有的HR系统是否还适应企业不断变化和迅速发展的需求？什么样的HR系统才是理想选择？如何选择一个完善、稳定、易用的hr系统，并且还需要考虑到系统可定制性好，扩展性强等要素，如何在众多的hr系统中辨别好坏、找出最适合自己的系统呢？很大程度都依赖于IT在系统选型中的作用

一、收集业务需求

功能不等于业务需求。IT部门需要与HR团队沟通了解业务需求，将其转换为具体的技术要求，然后与不同的供应商沟通，寻找最适合企业需求的HR系统。这里包含两个关键点：

1、理解业务需求

业务需求是指业务收益和目标（业务痛点与现状——业务期望与指标）比如核算工资的耗时要比现在减少多少、准确率提高多少。
业务需求一般可以分为以下三类：

• 降本增效：为HR提供足够高效、易用的工具，降低HR的工作负担，使其能有更多精力去思考业务优化与创新，实现降本增效、实现卓越运营。创新也需要数字化工具去落地。

• 合规管控：通过系统固化流程和规则，作为企业内自上而下的管控抓手（薪酬、编制、考核方式、招聘要求等），保证业务合规、防范操作风险，提高管理的精细度。

• 决策支持：提供实时、准确、全面的数据分析结论，帮助管理者做出更及时、高质量的决策，让数据成为决策的基础，避免“数据与业务两张皮”。
  另外，除了现有工作的降本增效，有一些业务上的创新，也会带来某些新的个性化需求。

2、抽象具体技术要求

IT部门需要理解业务需求，并从中抽象出具体的技术要求即具体用什么工具、什么解决方案来实现，最终确保系统能够满足业务需求。
以企业招聘业务场景为例，将部分业务需求转化为技术语言：

• 业务需求：了解应聘者的基本信息、经历和技能，方便筛选和选聘

  技术要求：HR系统需要支持建立和管理应聘者档案，包括基本信息如姓名、性别、出生年月、专业等等，有标签功能识别与分类简历。

• 业务需求：自动推送招聘信息到互联网上的各种招聘网站、社交媒体等招聘平台

  技术要求：HR系统需要支持对接各种招聘平台的API接口，自动发布招聘信息、接受投递并导入应聘者档案。

又比如业务需求是组织变动调整变动频繁，希望组织架构能够快速地在系统中完成调整，保证新架构生效时系统里的业务可以按照新架构正常运转。

转化为技术要求：
1、在系统架构图中通过‘拖拉拽’完成架构调整
2、组织中员工的信息数据也能同步完成批量更新

通过将业务需求转化为具体的技术要求，IT部门可以更加清晰地与供应商沟通，寻找真正适合企业需求的HR系统。

二、确定技术需求

明确了业务需求之后，IT还需要从技术上去要求HR系统，保障系统的以下几个方面的特征：

1、性能稳定。

保障系统能够满足业务运行需求。比如能够承受多少人同时操作系统（并发率）。确保系统能够稳定运行，减少崩溃、卡顿等故障出现的概率，尽量避免影响业务运行。

2、可扩展。

如果我们有新的需求，那么在系统上增加功能的容易程度往往会制约住以后系统的运维。系统需要支持拓展性，能够集成、接入各种新功能，满足业务上未来的需求。

3、安全可靠。

保障系统的数据和操作安全，防止未授权的访问、修改、删除等。包括但不限于数据加密、权限管理、审计等。

4、易用性。

系统要易于使用，包括但不限于操作界面友好、交互流畅、信息展示清晰等。

5、可维护。

系统要易于维护，包括但不限于代码可读性、文档详尽性、bug处理效率等。

那么，我们可以从这些方面定义技术需求，确定HR系统选型的一些通用技术指标

除了以上列举的常规的技术需求，就我多年参与企业信息化项目经验来看，中大型企业IT做HR系统选型时需要重点关注的：

1、合规监控，私有化部署
大部分规模在1000人以上的企业几乎都会选择私有化部署，因为很多企业就是要求本地化的，数字原生企业只是少数。尤其是国企事业单位，对合规性、数据监管要求更高，对企业人力资源核心数据都希望加强保密管理，即使是有少部分采用混合部署方式的企业，企业的核心人事、薪酬福利、绩效管理和数据报表模块等还是以私有化部署为主，而像招聘、培训等更多涉及企业外部人员的模块，会考虑采用公有云或saas部署。
2、系统替换或升级，新老系统的数据迁移
很多大企业都有信息化基础，系统选型大多是替换旧系统，那么旧系统从频次、数据、接口等方面的替换成本怎么平滑过渡到新系统是IT重点考量的地方。我曾经参与过的一个ERP系统升级项目就要对几百万条配置数据、近千个系统接口、几亿条静动态数据在新旧系统间进行梳理、转换和迁移。
3、个性化开发，二开能力
在中国，企业规模越大往往意味着个性化管理越多，系统建设需求往往具备模糊、复杂、多变、量大、具有进阶性等特点，迭代和升级也将成为常态，也就意味着系统要做大量的二次开发或者对接，对比SaaS和本地化的开发成本。一般本地部署系统会在这方面有优势。
4、多种系统对接与集成
中大型企业的组织架构相对完整，但体系越庞大，管理就越复杂，数据割裂的问题暴露无遗，所以企业上系统面临的主要问题往往是底层数据不互通，尤其是人力资源核心数据属于企业主数据之一，管理又涵盖基础人事、招聘、假勤、薪资、绩效等多类型数据，数据量级大且数据口径不一，涉及范围广、直接参与人员较多、组织结构复杂、异构系统较多，系统对接与集成也具有一定复杂性。

国内企业HR业务标准化低、个性化多，但凡大一点的企业，都有自己一套流程以及各种历史系统，定制化和数据迁移、集成等都是企业升级HR系统的痛点，私有化部署是大部分企业的选择，但是对于IT来说，如果是传统的HR系统开发、部署和维护非常繁琐，IT投入和运维成本都会是压力，这两年也有看到，为了解决这个问题，一些HR系统厂商也在研究如何将IT从繁琐中解放出来上做了努力和尝试。

比如红海云，这几年发展很猛，在IT朋友圈经常有看到，也有人来询问是否了解，也可以来简单说说。这家的系统架构、定制化开发对来说IT很圈粉。一是，PaaS平台带来低代码开发的定制能力，流程、权限、表单等最大化的引擎化、组件式封装，降低开发边际成本，提升交付速度。二是，无痛升级。虽然是本地化管理，但是能快速在线升级。这在私有化部署厂商里是巨大优势，对企业来说解决了重新部署的痛苦。三是，集成能力。配套有专门的集成工具平台和组件库，包括OpenAPI标准API接口、API低代码在线开发等,基本能覆盖HR系统集成的各个业务场景。

其实，从红海云的例子也可以看到，不断简化范式化流程、减少重复性工作，不管是对HR还是IT来说，都是系统使用的核心诉求，谁能够满足，谁就能获得市场青睐。这也是厂商们需要一直努力的方向。

三、评估供应商

在对HR系统厂商的评估中，需要结合业务需求和技术要求，按照提前定义好的考核维度对产品进行评估，来确定最适合企业的HR系统厂商，以下是一些常用的评估方法：

1.数据收集：

• 官方资料：IT 部门需要了解厂商的基本背景和产品信息，可以通过阅读官方网站和宣传资料收集数据，可以重点收集同行业的案例资料，了解厂商的产品、服务和客户满意度等信息。

• 行业报告：一些商业、技术咨询机构会出一些行业趋势报告，可以大致了解主流国际厂商及市场地位。但是，相比于欧美的企业软件市场中存在很多层次的评价资源体系，从免费的G2网站到昂贵的Gartner，Forrester Research会员等，还有像Josh Bersin这样的独立分析师，了解全球人力资源技术趋势以及国际厂商可以参考。国内市场上专业中立的评估机构比较空白，不够成熟，无法提供了产品特性级别的可靠、翔实的数据。榜单、全景图等对整个市场的概况具有一定参考性，但是要注意甄别里面的商业合作性质（可以把他们想象成类似HR系统的“大众点评”，实际上数据样本可能也没有那么多）。

2.产品演示：

邀请厂商人员上门演示、操作产品，深入了解产品的功能、性能、用户操作体验等方面的情况，与其他竞品进行对比分析，进行综合评估，为制定选型方案提供参考。

3.已有客户考察：

可以让厂商联系或安排已有企业客户访谈或实地考察，IT 部门可以通过参考已经使用厂商产品的客户，了解其产品使用情况以及与厂商之间的合作情况。在考察过程中，IT 部门需要了解客户的使用场景、 结果、客户对产品的满意度、支持和服务质量等指标。

4.POC验证：

POC（Proof of Concept）是企业进行系统选型时常用的一种测试方式。简单来说，就是企业提出一些实际业务场景或问题，由多家供应商利用自己的系统进行演示，以验证其解决方案的可靠性和有效性。POC测试可以看做对未来系统实施过程的一次相互预演。

POC测试即概念证明测试，也就是选中几个厂商，企业给出几个业务场景，让他们在系统中模拟场景、流程，演示他们是否能够满足业务需求。需要注意的点有以下几个：

• 1、选择最迫切的、最棘手的、最痛的业务需求或问题，编写测试场景及测试用例，确保整个测试流程完整、真实和可行。

• 2、关注特殊情况。在测试过程中，企业需要特别关注一些特殊情况，比如异常流程、边缘情况等，以验证系统在这些情况下是否能够正常运行。

• 3、测试数据准备是非常重要的一环。要与实际业务数据接近，以确保测试结果的真实性和可靠性。但是，如果是企业提供数据，又要保证测试数据的安全性和隐私性。

• 4、POC测试的主要目的是了解系统的适用性。为此，在测试过程中，可以要求供应商实时调整参数、规则等，以检验未来在实际使用中需要调整系统的技术难度。同时，也可以厂商顾问对自己产品的熟悉程度和系统的操作方法等方面是否专业。

POC测试需要供应商投入很多人力、资源和时间，同样的，企业也需要投入足够的人力与供应商沟通、确认测试细节，需双方多多相互理解和协作，

此外，其他还需要参考各个供应商团队的研发规模、项目管理能力、服务团队规模、市场口碑等。以及对其解决方案的独特性和未来发展趋势进行充分评估。

大家可以根据企业需求在每个维度下可再拆分多个子指标。对于每个子指标，可以对应赋予打分标准。

比如，如果是1到10的打分，1分为最低，10分为最高。在填写表格时，针对每个子指标，评估人员可依据以下标准进行打分：
1-3分：在该方面表现极差，无法满足需求。
4-6分：在该方面表现一般，能够勉强满足需求，但有待提升。
7-8分：在该方面表现良好，能够满足基本需求。
9-10分：在该方面表现极佳，能够满足高级需求，并有可能带来业务价值提升。

最后，几点提醒与建议

选型并不是结束，HR系统实施和上线对于选型是否真正成功也有很大影响，这个以后可以单独再写一篇来谈谈。对于选型还有几点经验可以分享给大家：

1、要重视coreHR能力

HR系统作为企业后台系统，主要是管理好架构和人员。coreHR能力这个是最核心的部分，也是最容易被忽视的部分。看似平平无奇的组织、人事模块，组织架构的变化和人员异动，对于企业来说是牵一发而动全身的。涉及很多复杂的规则、场景和流程，数据上往往需要整理迁移大量的历史数据，其实非常考验系统的底层能力。对于大企业来说，人力体系管理差异化大，个性化多，其他模块根据企业情况定制多，选型阶段时间紧难以评估，但核心人事模块可以多了解，多感受。

2、适用性先于先进性

不要过度被一些厂商所谓“流行”“酷炫”的技术和功能模糊焦点，企业作为系统使用方，软件的功能稳定性和可靠性、界面的易用性、工作流程和操作的便捷性，对于实际的业务操作和效率产生的影响是直接可见的，这些更考察软件成熟度而非技术先进性。

3、不是大厂的就一定好

大厂的系统在品牌历史、行业经验上或许有一定优势，但是更重要的是企业自身管理能力是否匹配，还有实施环节，任何一方能力与支持不足均可导致项目实施失败。对于数字化系统而言没有最好的，只有最适用的。如今业务多变、不确定性更强，数字化加速发展，系统功能不能是固化的，必须一直迭代升级，适用企业需求。