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什么能加速办公智能化?

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作者 | Rickzhang

出品 | 子弹财经

小张是一家行业协会的活动运营负责人,最近接手的一个活动让他颇为头疼。

根据安排,本来这是一个中国和东盟的行业协会、组织、专家与企业在线下见面并沟通的国际商贸论坛。但受疫情的影响,海外的这些参会代表无法到现场。

因此,线上线下相结合就成为这次论坛唯一能采用的方式。

然而,虽然技术相对成熟,但跨国会议中的很多细节还是快把小张给逼疯了。毕竟由于东盟并不是所有国家的嘉宾都懂中文,所以线上线下都必须安排同声传译。而在保证现场的图像传递到云端声音清楚的情况下,还要将线上线下的声音与同传的声音相结合,这已经让小张头都大了三圈。

更让他难受的是,一方面,会议开始前两天几个东盟国家的大使馆商务参赞确认将云端与会发表致辞,领导要求要实时匹配中文字幕;另一方面,此次会议来了很多新闻记者,许多央级媒体记者会前就沟通要求及时获得部分重要嘉宾的发言文字稿,而单靠现场速记的整理赶不上他们发稿的速度……

最后,小张采用了一个无奈的办法,就在各个无法利用智能化云会议产品解决的领域,通过增加人手,以人力协调和整理的方式,最终保证这个跨国云端和线下结合的高峰论坛顺利举行。

会后在做总结的时候,小张认为这次会议的筹办过程可以清晰地证明,当前各家所谓的智能会议产品,实现的是把IT技术结合到办公场景中,这也只是办公转向智慧化、智能化的一个入口而已。

小张觉得,这样的办公智能化还很初级,毕竟办公中遇到的问题千奇百怪,现有已经实现的主流功能并不一定完整覆盖,还需要加大研发力度。

这实际上是目前智能办公缺点的集中体现,同时越来越多的行业企业提出了智慧办公的概念,希望通过AI和云端的结合来解决这个问题。

对此,3月17日接受知名主持人蒋昌建访问的华为智能协作领域总裁孙权认为,未来智能办公一定要简单、有效,还能跟云端结合,让很多工作机器自动识别帮助人完成。

“华为说的智能协作,实际上就是聚焦数字化办公、智能化工作,让人和团队、人和组织能够高效地协同起来。”

1、智慧办公带来变化

老何最近的心态就跟坐了过山车差不多。

作为河北蠡县梨深加工龙头企业的经营者,以往每年年初和年中的两次广交会,是老何接触海外客户最主要的窗口。

但是突发的疫情,让老何在春节期间都没有睡一个安稳觉。

后来,原本以为取消的春季广交会突然峰回路转,又将以线上的方式召开。结果他发现,仅靠网页展示产品和视频效果不理想,意向订单也只是去年同期广交会的零头都不到。为此,老何甚至都已经做了企业开不下去就早点关门的打算。

让老何重拾信心的是另一件事。

去年9月老何参加了一场由地方政府发起组织的、面对东盟商家的线上洽谈会。由于在线下会场主办方摆放了一个网络会议和线下电视技术相结合的互动硬件产品,老何可以与外国的商家面对面就产品的每个细节进行展示,并沟通交流。过程中客商点出产品图片和视频中的要点,老何根据这些要点一一进行回答,让这些东盟的客商觉得有身临其境的感受。

正因为这次是一个从硬件到网络都配合无间的沟通机会,老何的收获超乎想象。利用线下与云会议相衔接的硬件设备,老何能解答国外客商的所有实际问题,也使得国外客商看到了自己产品的方方面面,无形中增加了老何相关业务的可信度。

于是,就在会议还没有结束的时候,第一个东盟商家的订单就通过邮件发到了他的邮箱。之后几天陆陆续续就有超过50万美金的订单,摆在了老何的桌前。

老何一下子觉得今年的春天又回来了。

其实像老何这样的外贸商家,去年上半年的遭遇都非常像。毕竟,外贸的商家跟跨境电商的经营者不能划等号,外贸商家的客户更多是其他国家想要经营产品代理销售的企业,双方之间由于交易金额比较高,再加上交易时间比较长,需要有一个沟通最终达成互信的过程。

这也是为什么之前哪怕跨境电商再热,春秋两季广交会依然在国内国外日益火爆的原因。

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到了现在,越来越多的国内外企业都经常使用类似老何这次使用的云会议加线下硬件的相关协作产品,广交会这类线下的展会平台其实迎来了最大的挑战。

实际上,根据类似腾讯、阿里这些主流云服务提供商的财报可以看出,2020年最少有超过3亿场云会议在各家云平台举行,推动云招标、云签约、云面试和云培训成为新趋势,这也说明在办公中结合云会议技术,已经成为企业开展经营业务的主流方式。

而根据孙权在接受专访时透露的数据,华为智能协作产品由于专业性、稳定性和系统的互联性强,2020年服务了超过40%的专业网络视频会议市场。

……

不管是被逼无奈也罢,还是主动求变也罢,在突然的转型线上之后,人们才发现,其实企业利用好数字交流和管理产品,很多业务上的难题居然迎刃而解。

在孙权看来,这也是智慧办公发展的新趋势。

“我们现在的人和人的工作方式,已经进入了那种智能化的时代。每个人不再是一个独立的一个个体,更多的是要解决人和人的连接、互助,解决人和组织的链接、互助,让大家形成合力能够更好地提升工作效率。”

他觉得,未来华为智慧办公的发展目标,就是“随时随地能够帮助用户实现办公和工作。而且除了打破时间和空间的限制,同时要有生产力工具,提升大家的效率。”

2、从管理看效益

2021年3月23日,作为国内领先的共享办公经营平台Distrii办伴发布了最新的经营数据,其中破天荒在上海、南京两个城市核心商务区的3个大型共享空间实现满租。

作为在2019年因为WeWork上市折戟被很多人不看好的共享办公企业,一直以来Distrii办伴经营的都是磕磕绊绊。毕竟还不算是国内最顶尖的共享办公平台,相关的一些业务和大企业的入驻也受到影响。

但2020年开始,Distrii办伴的管理团队发现入驻企业逐渐增多。

“我们是一家媒体公司,入驻共享办公空间就在于我们发现在这里有很多线下的智能办公硬件设备,比如电子白板和类似华为办公宝这种云会议专用的相关硬件,能大大提升我们召开云会议时的效率,对我们管理体系的加成作用非常明显。”

作为一家短视频MCN机构的创始人,刘玉辉觉得现在遍布智能办公设备的共享空间,是创业型企业遇到的最好机遇。

在他看来,企业愿意选择共享办公空间,核心其实就是智能办公平台和硬件体系能支撑起企业的管理需求,当然这样的需求也激发了市场的热度。

智研咨询及秒针营销科学院发布的数据显示,2018-2025年中国SaaS的市场规模将从617亿元增长至1882亿元,复合年增长率超15%,SaaS行业的爆发增长将带动国内智能办公市场新一轮繁荣。

3月17日发布的华为智能协作产品,就是这样的一个智能硬件和云相结合的产品体系。利用华为办公宝系列产品,华为的智能协作产品能更便捷地协助企业,完成云会议与线下工作的结合。

实际上,在智能办公硬件日益盛行的背景下,想把企业管理搬到云上,同时利用好这些智能办公设备提升管理效率,最重要的其实是对数据的处理。

孙权认为,进入云办公时代以后各个企业会产生大量的数据,但是在当下华为的智慧办公体系里面,“一方面相关的数据不用企业存在当地可以直接放到云上,另一方面整个系统可以通过这些数据的自动比对和处理,逐渐了解企业在办公中出现的一些需求,并利用逐渐被增加的各种办公工具来想办法自动匹配,从而提升企业在管理中的能力”。

这样的自动匹配的数据管理的能力,在疫情期间就已经得到了非常良好的应用。

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“我们其实是给很多医院做了远程会诊的系统。”根据孙权的介绍,华为智慧办公给国家远程医疗中心提供了一个远程会诊平台。利用华为办公宝作为端口,这个平台连接了全球118个远程会诊点,可以为全球的病人提供远程会诊服务,尤其是非洲的用户。

而且,在远程医疗当中平台能实现多学科会诊,“对于疑难杂症,我们要请各个科室,各个学科的专家一起来会诊,那我们就有一个3D的建模的模型,可以让大家基于同一个模型能够发表自己的意见,能够一起找到疑难杂症的解决办法”。

在数据之外,企业管理其实是对沟通的有效性进行深化的过程。

以往对于企业的管理方式,西方的大型企业逐渐采用的是流程化管理,处于计划经济之下的我国企业,更多的还是采用任务化管理。

之前以人与人沟通为核心的管理机制,更多要看流程的管理,所以很多以前的办公智能化有时反而是在降低效率,从而使得沟通保持顺畅。

但是智能化办公,尤其是华为智能协作产品,让整个智能办公体系发生了变化。在孙权看来,这样的沟通管理过程,其实是要想办法实现声音、图像和其他文件格式的收入和处理,以及管理过程中所需要任何因素的获取。

“当前华为办公宝针对于会议的部分拥有强大的视频采集和音频采集的能力。”而在获取这些能力采集的数据之后,华为办公宝系列产品还可以通过后台AI的指挥进行智能化的处理,使得管理中的很多元素能在第一时间被采用。

而且在整个产品体系之中,任何一个成员想分享PPT、表格等信息,都可以被其他人无缝地看到,同时进行管理和录入,其他人也可以同时进行编辑。

这本身就大大提升了管理效率。

在这种产品体系中,孙权提出了一个华为智能办公独有的技术:多模态智能技术。所谓多模态智能技术就是调取各种形式的数据收集方式,在第一时间将管理所需要的数据转变出来,以便于后续进行有效地沟通。

“利用这个智能模型,华为办公宝可以知道谁来了,谁在讲话,他讲的是什么,然后在他讲话结束之后,可以把团队成员对他的反馈以及讲话的内容第一时间整理成文本提供给当事人。”

如果有了这样的一些智能化处理能力,管理者对于团队成员的性格和想法的把握就更有空间。“这些数据的匹配还能使得相关的发言人改进自己的发言方式,提升讲话的效率。”

而且华为办公宝还自动能对所有人的音频进行处理,可以识别具体发言人,并对他的发言内容做归类,“这也意味着会议开完了相关的记录文本就会自动浮现,这也能大大降低团队成员的工作强度。”

从这个角度看,在华为智能协作产品的协助下,团队管理者的沟通能力一定会有一个质的提升。而这样的提升可以从多方面增加企业管理的效率,从而降低成本。

3、从业务看收益

实际上对企业来说,单纯通过华为智能协作产品提升管理效率、降低成本是一方面,更重要的是增加业务收入的能力,才是他们最看重智慧办公产品能带来的变化。

小陈是一家新兴包装设计制作公司的创始人。由于疫情之下,各个行业的业务都很难获取。他们利用网络的音频和线上拜访客户的云会议方式,通过社交软件进行的海报模式传播,保证了客户的获取来源。

关键小陈他们能保证在疫情之下依然实现了100%以上的销售增长,是有其秘密武器的。他有一个网络电视,在插入相关云会议硬件设备后可以实现类似华为办公宝系列产品的部分功能,能在确认一个潜在客户之后利用这套云会议硬件系统,与客户就包装设计的各个细节进行详细地讨论。

这系统虽然简单,但能让客户在网络另一端详细地查看小陈设计的各个包装的3D图像,并就任何一个部件进行沟通,而且客户的想法能同时显示在一个页面上。这极大限度地节省了客户的时间,提升了沟通的效率。

当然,如果小陈用的是华为办公宝,那么他和客户之间沟通的效率会更高,毕竟华为在这个针对B端需求研发的产品上,凝聚了太多的独家云会议和办公管理技术。

这意味着企业只要利用好类似华为智能协作产品,就可以通过集成的云交流和业务管理能力,从而获得线下+线上流量拿到新的业务。

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孙权认为,这只是智慧办公在企业业务端的重点应用之一。“实际上,我们的产品可以把人和组织能够连接起来,把各种各样的设备和知识连接起来、管理起来,从而最终能够帮助用户提升效率。”

他觉得这才是智慧办公对用户最重要的支持。

而且,由于整个系统建立在华为鸿蒙操作系统基础上,兼容性很好,完全能实现“通过一个接口开放,让应用侧能够方便地调用我们的设备的能力。这样就可以无缝地解决多设备,全场景协同的问题”。

这其实大大降低了整个体系部署的难度。

因此在孙权看来,华为智能协作产品不仅仅是一个智能的终端,而是一个包括多模态智能技术的系统,“我们还把数据能够储存起来,能够进行分析,能够帮助大家提升会议效率,工作效率。同时,我们还能够帮助大家做知识的管理,通过端和云的协同,我们可以为大家构建一个智能化的工作平台。”

孙权觉得只有越来越多的开发者加入到这个系统之中,为整个智慧办公的系统增加各方面的能力,才可能满足用户越来越多各个层次的需求。

“所以我们希望通过端云协同连接起华为的两大生态。尤其是依托华为鸿蒙的生态和华为云,去把应用的生态构建起来。而且我们现在已经聚集了160万的开发者。我们有几千家的合作伙伴,可以一起为用户提供更好的服务。”

他认为,只有这样,才能实现华为在智慧办公领域的愿景,那就是把数字世界带入每个人、每个家庭、每个组织,从而构建万物互联的智能世界。

“而对作为面向数字化办公和智能化工作学习的业务单元,我们的愿景是让人人享有智能化的工作方式,释放组织效率。”

*为了保护隐私,文中案例主人公全部使用化名;文中配图来自:摄图网,基于VRF协议。

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